Mitos e verdades sobre a utilização de um software para automatizar o seu escritório

Automatizar o seu escritório com um software jurídico é algo que vai trazer muitos benefícios para a empresa. Eles são sistemas de gestão jurídica, que auxiliam no gerenciamento de dados e informações, abordando todos os aspectos da atividade.

No entanto, muitas pessoas e empresas ainda têm uma certa restrição com o uso destes softwares. Muitos mitos foram criados no entorno dessa tecnologia, que podem acabar afastando a sua empresa de uma ferramenta muito útil.

Por desconhecimento, alguns desses mitos se tornam verdade no imaginário dos advogados, que preferem passar trabalho ao invés de trabalhar com a automatização dos processos.

Pensando nisso, vamos trazer mitos e verdades sobre a utilização de um software para automatizar o seu escritório. Desse modo, queremos fazer com que você perca essas crenças inexistentes e melhore cada vez mais o seu escritório de advocacia.

Mitos sobre software para automatizar o seu escritório

Softwares jurídicos são caros –  Aqui temos o primeiro mito sobre softwares utilizados para automatizar o seu escritório. É possível avaliar os diferentes softwares jurídicos no mercado e escolher aquele que se adequa às necessidades do seu negócio, com um custo correspondente.

Além disso, na prática esse “custo” é algo que pode ser facilmente absorvido, para escritórios de pequeno, médio ou grande porte. Tudo isso ficou muito mais barato com o avanço tecnológico e também com a implementação desses sistemas na nuvem.

Muitas vezes também é possível assinar planos e pacotes especiais para advogados e seus escritórios, cada um deles com preço compatível à entrega de valor. Por último, pensar que um software jurídico é um custo é algo equivocado para a evolução do escritório. Na realidade, eles são investimentos.

São complicados de usar – Muitos advogados têm receio do uso de softwares jurídicos, pois acreditam que isso vai tornar sua rotina ainda mais complicada. No entanto, esse é um dos mitos sobre os sistemas para automatização de escritórios de advocacia.

Atualmente, é muito difícil encontrar softwares que possuam design pouco amigável e layouts confusos. Com o passar do tempo, os criadores desses programas pensaram cada vez mais em melhorar a interface intuitiva, layout moderno e amigável.

Além disso, um rápido treinamento de todos os profissionais, é possível fazer com que todos fiquem atualizados e saibam operar facilmente os programas. Outra facilidade está em apostar na mobilidade desses softwares, que cada vez mais são implementados em dispositivos móveis, com usabilidade mais simples.

São bons somente para grandes escritórios – Esse é um dos maiores mitos criados sobre automatizar o seu escritório. Não importa o tamanho da empresa, os sistemas jurídicos podem ser utilizados em qualquer tipo de escritório.

As ferramentas são customizáveis e acessíveis para qualquer tamanho de escritório, sendo que o investimento inicial é proporcional às demandas de cada cliente. Assim, empresas menores conseguem suportar o custo e adequar o software à sua própria realidade.

Não são seguros – O último mito que vamos destacar sobre automatizar o seu escritório é de que estes programas não são seguros. Como sabemos, a segurança da informação é fundamental para qualquer negócio, principalmente com a criação da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Nesse sentido, muitos softwares jurídicos são soluções seguras para o armazenamento de dados e informações. Como eles utilizam a nuvem como base, estes softwares não ficam hospedados diretamente em máquinas, servidores ou datacenters físicos. 

Ou seja, os dados armazenados em nuvem ficam alocados na internet, em um servidor online, e não na própria rede do escritório.

Desse modo, a segurança dos dados se torna responsabilidade do provedor do sistema e envolve antivírus, medidas contra perda de informações e práticas de proteção de dados, como criptografia.

Verdades sobre usar software jurídico

1- Produtividade nas alturas – Às vezes o dia parece que não têm horas o suficiente, não é mesmo? Um escritório de advocacia possui um trabalho intenso e o tempo pode acabar sendo o maior inimigo.

No entanto, isso só acontece pela falta de otimização do trabalho. Fazer horas extras e chegar à exaustão não é a solução para administrar o tempo e realizar todas as tarefas. Nesse sentido, para alcançar melhores resultados em menos tempo é possível utilizar a tecnologia para automatizar o seu escritório e tornar sua empresa eficiente.

A automatização de processos, ao contrário do que muitas pessoas pensam, não dispensa os trabalhadores. O que ocorre é a criação de padrões, que aumentam significativamente a produtividade. 

Em muitos casos é possível agilizar os processos em até 60% apenas automatizando uma parte de seus processos documentais.

Desse modo, você pode distribuir os funcionários do escritório de advocacia para outras tarefas que exijam a presença deles.

2- Padronização dos processos – Como destacamos, automatizar o seu escritório com o apoio de um software jurídico colabora para o aumento da produtividade. Com a criação de padrões é possível elevar esses índices consideravelmente.

Mas por que a padronização dos processos é tão importante? Cada pessoa tem um método diferente de trabalho e se todos do escritório fizerem do seu próprio jeito, existe grandes chances de acontecerem falhas humanas grandes. Principalmente quando o trabalho está distribuído entre diferentes áreas, departamentos ou unidades.

A partir da automação dos processos, é possível criar uma padronização. Assim, além de facilitar o trabalho, também é possível implementar um nível alto de rastreabilidade, o que ajuda a apontar os gargalos para que as pessoas gestoras encontrem soluções em tempo hábil. Isso também colabora na melhora do senso de responsabilidade de todos os participantes.

Nesse sentido, é muito importante identificar os erros antes que as consequências apareçam para o escritório. 

Com a automatização dos processos e a criação de padrões, a qualidade dos seus serviços aumentará e as falhas humanas diminuirão significativamente. Com organização e controle é muito mais fácil de alcançar os resultados assertivos para a sua empresa.

3- Aproveite melhor as pessoas – É muito importante ressaltar que automatizar o seu escritório não significa diminuir o número de funcionários. 

Utilizar um software jurídico no seu escritório é uma forma de facilitar a vida das pessoas e fazer com que elas não se desgastam ou então fiquem desmotivadas, criando uma perspectiva negativa a respeito da empresa.

Nesse sentido, como os processos vão fluir muito mais tranquilamente com o uso da tecnologia, sobra tempo para que eles possam desenvolver outras habilidades. Com a automatização de processos, você otimiza sua equipe e aproveita melhor os talentos da empresa.