Realizar o controle financeiro é fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento. Desse modo, fazer essa estruturação em um escritório de advocacia também é muito importante.
Para obter sucesso no mundo jurídico, existem diversos aspectos que os advogados precisam estar cientes. Cada vez mais a concorrência se fortalece e com a pressão dos clientes, os empreendedores precisam focar em diversas questões de gestão para ter sucesso.
Assim, para alcançar a máxima eficiência do escritório, também é necessário fazer o controle financeiro. Somente assim é possível preservar a saúde financeira do empreendimento. Além disso, você tem a garantia de elevar a rentabilidade e possuir informações fundamentais para as futuras tomadas de decisões.
Nesse sentido, vale ressaltar que controle financeiro não é algo tão explorado nas faculdades de direito e muitos advogados que abrem seus escritórios precisam aprender na marra. Por isso, separamos algumas dicas para fazer essa gestão, com segurança e tecnologia. Confira!
A gestão financeira de um escritório de advocacia e seus benefícios
Basicamente, o controle financeiro em um escritório de advocacia deve envolver diversas questões burocráticas e administrativas. Assim, deve-se realizar a organização das finanças para garantir que se possa operar com estabilidade e ainda apresentar lucros.
Para gerenciar um negócio, independente do setor, é necessário trabalhar bem o marketing, relacionamento com clientes, gestão de pessoas, tecnologia, entre outros. Por isso, a parte financeira também deve ser colocada como prioridade, já que vai ser responsável pela organização e ajuste de todas essas áreas.
Para um escritório de advocacia, isso ainda vai impactar diretamente na política de elaboração dos honorários advocatícios. Além disso, o controle financeiro atua nas rotinas de pagamentos e obrigações fiscais, além dos gastos com fornecedores e o faturamento de eventos previstos em contratos.
Além disso, como a rotina do escritório de advocacia é muito dinâmica e apresenta bastante incerteza, o controle financeiro precisa ser feito com foco na estabilidade. Nesse sentido, as despesas e receitas podem variar e causar impactos fortes no escritório de advocacia.
Assim, controlar os gastos e diversificar as receitas são maneiras de manter o escritório com o caixa positivo. Outro ponto importante é ter reservas para situações inesperadas. Podemos citar por exemplo a perda de um cliente importante ou até mesmo a inadimplência deste.
Todas essas situações influenciam na forma como o escritório vai atuar a curto, médio e longo prazo. Por isso, realizar o controle financeiro é tão importante. Nesse sentido, podemos citar como benefício dessa gestão, o auxílio na saúde financeira do escritório.
De fato, a análise financeira é uma etapa fundamental para o funcionamento de todos os setores e também para o crescimento do negócio. Além disso, é uma forma de elencar prioridades do orçamento, dependendo das metas e da situação atual do escritório. Assim, é mais fácil tomar decisões assertivas e que vão contribuir para o escritório de advocacia e também para os funcionários.
Dicas para fazer o controle financeiro do seu escritório de advocacia
Já vimos como o controle financeiro é fundamental para o sucesso do escritório de advocacia. Como não é de conhecimento geral de todos os envolvidos nesse processo, separamos algumas dicas que podem facilitar a vida dos advogados empreendedores.
Primeiramente, para fazer essa gestão é preciso pensar diversos momentos, que vão desde o planejamento até a operação. Nesse sentido, quanto mais padronizado for o processo, melhor serão as execuções dessas tarefas.
Além disso, a demanda do setor financeiro é bastante intensa, por isso é importante ter uma equipe numerosa e qualificada. Desse modo é possível ter uma boa organização e equilíbrio em todos os setores.
Veja mais como é possível executar essa gestão:
Defina metas e objetivos – Em primeiro lugar, o seu escritório de advocacia deve ter direção. Para que ele seja eficiente, você deve pensar quais objetivos quer atingir a curto, médio e longo prazo. Isso vale para diversos aspectos, mas também para o financeiro.
Parece uma tarefa simples pensar em redução de custos como metas, por exemplo, mas existem diversas perspectivas que devem ser analisadas. Redução dos valores atrasados ou prazo de faturamento também são outros desafios.
Assim, com objetivos traçados, é possível direcionar o setor financeiro para realizar um controle melhor, proporcionando mais estabilidade e o desenvolvimento do negócio.
Conhecer o fluxo de caixa – Você pode querer fugir dos números e toda a dificuldade que os cálculos podem demonstrar. No entanto, como empreendedor, deve estar atento a tudo que acontece e, principalmente, ao fluxo de caixa.
Ou seja, acompanhe seus clientes e fornecedores, as entradas e saídas que geral, os impostos pagos, a folha de pagamento, entre outras coisas, por exemplo.
Você deve compreender bem os ativos e passivos para organizar a relação de pagamento e recebimento da melhor maneira possível. Tudo isso colabora com a organização e equilíbrio das finanças.
Identifique as despesas e as receitas – Existem diversos tipos de gastos e fontes de receita em um escritório de advocacia. Eles podem ser divididos principalmente entre os fixos e as variáveis.
Saber identificar e controlar as receitas mais estáveis das excepcionais é uma dica de sucesso para controlar os gastos do empreendimento. Estas informações podem ajudar a entender o seu atual estado financeiro e também fortalecer um potencial de previsibilidade.
Projete diferentes cenários – Estar preparado é fundamental para qualquer empreendedor. Isto vale para o setor jurídico e também tem grande impacto na gestão financeira.
É necessário entender que não temos controle de tudo e que eventuais surpresas podem ocorrer. Além disso, ao fazer o planejamento de expansão do escritório, por exemplo, pode ampliar a carteira de processos.
Mas para isso, deve-se ter todas as informações possíveis e os relatórios financeiros, para saber o quanto vale investir e se é o momento certo.
Utilize um software para gestão do controle financeiro – O investimento em tecnologia no setor do direito aumenta cada vez mais. Nesse sentido, o uso de um software jurídico pode contribuir diretamente com o controle financeiro do escritório de advocacia.
Com ele é possível obter informações precisas para tomar a melhor decisão para o seu negócio. Ele também vai agregar valor ao trabalho, otimizando a eficiência da equipe e reduzindo os erros. Outro ponto importante é a segurança, já que um software da área do direito protege a integridade dos dados.
Essa ferramenta também pode colaborar com a automatização do controle financeiro. É possível reduzir o tempo gasto com atividades manuais e repetitivas, dando mais tempo para os gestores e a equipe focarem em tarefas essenciais.
Sua eficiência está na transformação digital de processos. O faturamento, por exemplo, pode levar até um mês para ser executado.
Com a tecnologia de um software jurídico, é possível realizar em poucos dias. Assim, sobra mais tempo para rever as pré-faturas de qualquer lugar com total mobilidade e de forma digital. Tudo rápido, preciso e sem necessidade de papel.
As informações também são centralizadas e divididas corretamente em cada processo. Desde cadastros e documentos até notas fiscais emitidas. Assim, tudo se torna mais ágil e fácil de acessar.
Também é mais preciso, correto e seguro, já que o programa centraliza e automatiza as informações. Com relação à segurança, com os perfis de acesso, somente pessoas autorizadas podem acessar e alterar informações valiosas.
Desse modo, você garante a integridade dos dados, evitar acessos indevidos e cópias de informações, protegendo os seus dados e dos seus clientes.
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