Localizar arquivos em um escritório de advocacia pode ser uma tarefa bastante complicada. Dependendo do volume de documentos ou contratos de clientes, existe a possibilidade de gastar muito tempo com isso e sobrar pouco para as tarefas importantes.
Mesmo assim, essa parte é crucial para o trabalho do advogado. Por isso, é necessário manter a organização, seja dos arquivos físicos ou digitais. Existem diversas formas de fazer esse trabalho de manter a ordem nos documentos.
Além disso, ferramentas tecnológicas implementam sistemas de organização que facilitam o trabalho e o acesso a diversos documentos e contratos. No entanto, em qualquer uma destas situações, é muito importante deixar documentos digitais e físicos organizados e disponíveis quando você precisar deles.
Com as dicas que separamos a seguir, você pode criar uma estrutura simples para organizar seus documentos legais.
5 dicas para organizar seu escritório de advocacia
1 – Faça a separação do que é realmente importante – Em primeiro lugar, para organizar o seu escritório de advocacia é necessário fazer o descarte daquilo que você não precisa mais. Nesse sentido, podemos destacar diversos escritórios que mantêm uma enormidade de papéis sem utilidade, por exemplo.
Você também deve deixar apenas o que é de uso comum do local e livros que realmente sejam úteis para a rotina do escritório. Objetos de uso pessoal e que podem ser levados para casa, devem ficar fora do ambiente de trabalho.
2 – Criar um critério de organização de arquivos – Criar padrões é fundamental para realizar a organização do escritório de advocacia. Mesmo quando são utilizados softwares de gestão e também armazenamento on-line, você deve pensar em um sistema que deixe tudo bem estruturado e definido. Desse modo, é possível fazer uma rápida consulta em seus arquivos, sem enganos e erros.
Uma dica interessante é fazer a separação das pastas por clientes e, a partir daí, arrumar os processos e os documentos de cada um deles em um único local. Tudo isso colabora para otimizar a gestão do escritório e também o seu trabalho, pois tudo será feito mais rapidamente.
Outra dica é fazer uma separação por cores, já que marcadores ou etiquetas (mesmo que virtuais) facilitam na localização e visualização dos arquivos. Caso a variação de cores e temas seja muito grande, faça um índice alertando o que está em cada cor.
Com relação às pastas físicas, o ideal é do tipo caixa, pois estas são mais fáceis de serem marcadas e conseguem suportar um volume maior de documentos. Além disso, após essa organização inicial, separe algumas vazias para poder arquivar novos processos quando precisar.
3 – Automatize processos – A tecnologia é uma grande aliada do escritório de advocacia e isso vale para diversos sentidos. Em questão de organização, existem diversas ferramentas tecnológicas que podem colaborar na automatização dos processos.
Assim, é possível deixar de perder tempo com procedimentos mecânicos e passar a se dedicar ao desenvolvimento de estratégias que realmente façam a diferença e tragam novidades para o seu negócio.
Os principais processos que podem ser automatizados com ferramentas de gestão são o gerenciamento de arquivos, o envio e o recebimento de e-mails, a alimentação de sistemas com novos dados, a extração de informações de outros programas.
4 – Funções no escritório de advocacia – Durante a organização, é importante delimitar as tarefas e organizar também o que cada pessoa vai realizar. Com duas pessoas executando o mesmo trabalho, pode acontecer enganos e confusões, ou um cliente não saber com quem falar para resolver um problema ou solicitar uma informação.
Nesse sentido, é importante criar um organograma organizacional do escritório de advocacia, dividindo as funções e criando cargos conforme as tarefas executadas. Assim, cada colaborador terá uma função e as atividades poderão ser realizadas de maneira otimizada.
5 – Organização dos colaboradores – A organização do escritório de advocacia é algo que deve partir de todas as pessoas envolvidas no trabalho. Mesmo que os softwares sejam de grande auxílio, se os profissionais não se dedicarem a manter um ambiente bem estruturado, será uma tarefa árdua manter a ordem.
Por isso, é necessário criar uma cultura de organização, para que seja colaborativa entre todos e que cada um reconheça o seu papel e saiba a importância de manter o local de trabalho sempre limpo e organizado.Com esse apoio e trabalho em equipe, com toda a certeza toda a organização vai ser facilitada, tanto no início, quando existe um trabalho mais árduo, quanto na manutenção da ordem no escritório de advocacia.
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