A rotina de um escritório de advocacia com toda a certeza é sempre bastante corrida e, muitas vezes, pesada. Existe um grande número de processos que precisam ser executados ao mesmo tempo, além de realizar outras atividades, como orientação, atendimento e assistência aos clientes.
Fazer com que a organização do escritório e todos os trabalhos ocorram da melhor maneira possível é um grande desafio para gestores e advogados.
Seja para os escritórios ou profissionais autônomos, a organização do tempo e a aplicação de estratégias que facilitem a rotina é fundamental para aproveitar melhor o tempo e ganhar mais produtividade e qualidade dos serviços prestados.
Nesse sentido, a evolução da tecnologia também foi um grande presente para a organização dos trabalhadores do direito. Com os programas certos é possível criar uma rotina na advocacia e dar conta de todas as tarefas, sem se comprometer.
Por isso, separamos algumas dicas que vão te ajudar a organizar a rotina do seu escritório e qualificar ainda mais o seu trabalho.
6 dicas para organizar a rotina do escritório de advocacia
1 – Fixar um horário para atividades menos produtivas – Existem atividades de diversas naturezas em um escritório de advocacia. Ainda, muitas delas são repetitivas e ainda não podem ser automatizadas na rotina, como por exemplo a respostas de e-mails aos clientes.
Mesmo que repetitivas e muitas vezes não produtivas, essas tarefas continuam sendo essenciais. Ou seja, é necessário ter cuidado para não acabar se enrolando para finalizar todas as tarefas e fazer com que elas ocupem a maior parte do seu dia.
Nesse sentido, uma dica interessante para não acumular e perder muito tempo é separar um horário fixo específico para essas tarefas. Assim, você evita o acúmulo e consegue focar em durante esse momento. Passado o horário, dedique-se aos outros afazeres, com toda a certeza a rotina será muito mais produtiva.
Após esse horário, dedique-se aos demais afazeres. Com isso, é possível aproveitar muito mais a rotina e a produtividade.
2 – Organização da agenda e lista de tarefas – Organização é fundamental na rotina de um escritório de advocacia. Por isso, você precisa fundamentalmente de duas ferramentas que vão auxiliar bastante: agenda e lista de tarefas.
É claro que você não precisa ter ambas em formato físico, já que existem diversos aplicativos e programas de computador que fazem a mesma função. No entanto, se você prefere anotar tudo à mão, não dispense nenhuma das duas.
A agenda é importante para atribuir os horários para cada tarefa planejada, deixando mais fácil identificar todas as atividades do dia e ainda priorizar o que é necessário para o momento mais próximo.
Já a lista de tarefas é onde você deverá agrupar projetos e separar por ordem de prioridade. Assim, é possível elencar os afazeres conforme a necessidade de prazo e priorizando os que têm maior emergência.
Ou seja, você deve priorizar tarefas de maior impacto na concretização dos objetivos e que precisam ser feitas o quanto antes.
3 – Evite as distrações na rotina do escritório de advocacia – As pequenas distrações são grandes inimigas da rotina de um escritório. Elas consomem nossa atenção e prejudicam a produtividade, além de serem facilmente introduzidas no dia a dia.
Por isso, é importante desligar de coisas que possam comprometer a execução das atividades, como as redes sociais, televisão, por exemplo. Quando estão em home office, os advogados devem cuidar também das distrações que envolvem os afazeres domésticos.
O ideal é separar um tempo para cada atividade e um breve período para esticar as pernas e poder voltar com tudo para o trabalho.
4 – Organize o ambiente de trabalho – Manter todo o escritório organizado é uma maneira perfeita de garantir maior produtividade e de aproveitar melhor o tempo. A organização do espaço facilita no gerenciamento do tempo, pois ela evita que os advogados percam muito tempo procurando por documentos, ferramentas de trabalho, entre outros.
Além disso, essa organização também vale para o espaço digital, onde os arquivos precisam estar identificados e catalogados corretamente para encontrar mais facilmente os arquivos.
Esse ambiente mais organizado também é importante para melhorar sua imagem com os clientes, pois passa uma sensação de confiança para quem estiver entrando no escritório de advocacia.
5. Tempo para descansar e ter um hobby – Como destacamos anteriormente, é importante separar um tempo também para relaxar e se distrair. Como o trabalho dos advogados pode ser muito cansativo, principalmente quando se envolvem em um processo difícil, é necessário ter uma válvula de escape.
Nesse sentido, vale destacar que a produtividade excessiva compromete a organização do tempo e até mesmo a qualidade dos serviços prestados. Existem momentos também em que é possível fazer intervalos maiores de descanso, deixando dias de folga para compensar em momentos com maior necessidade de produtividade.
6 – Tecnologias e sistemas de automação – Por último, vamos destacar o uso da tecnologia. Cada vez mais as ferramentas tecnológicas são aliadas do escritório de advocacia. Com a automação de inúmeras tarefas, eles colaboram tanto no controle e organização das atividades prioritárias, quanto na execução de trabalhos repetitivos.
Atualmente, também existem softwares e aplicativos que oferecem diversas facilidades para o dia a dia, fazendo com que você evite deslocamentos desnecessários e reduzindo o tempo na execução de certas atividades. Por exemplo, a marcação de reuniões e realização delas por videoconferência.
As principais formas que a tecnologia auxilia um escritório de advocacia são por aplicativos de escaneamento de documentos, softwares para certificação e assinatura digital, software jurídico e pastas de armazenamento em nuvem e, como destacamos anteriormente, programas de vídeo chamadas e ligações web.
Para além dos benefícios de facilitação da rotina, também existem programas especializados em trabalhos jurídicos, que permitem o cadastro de processos, dados dos clientes e acompanhamento das atividades em tempo real.
Estes programas centralizam todas as informações relacionadas com os processos do escritório, facilitando o acesso e aumentando a organização e produtividade.
Software eNomos é a solução perfeita para o seu escritório de advocacia
Dentre as diversas ferramentas tecnológicas disponíveis, o eNomos é a solução perfeita para facilitar a rotina do seu escritório de advocacia.
Com o eNomos é possível automatizar todos os processos judiciais e administrativos, aprimorando o fluxo da informação de seu negócio e aumentando a produtividade e organização de sua equipe.
Ele ainda possui a vantagem de se adequar conforme as necessidades do seu escritório e da sua equipe, pois o programa foi desenhado para se atender conforme o seu fluxo de trabalho.
Além disso, o sistema é responsivo, ou seja, pode ser acessado em qualquer dispositivo pela equipe de advogados. Assim, você pode usar no computador da empresa ou então acessar na rua, através de um tablet ou smartphone.
Outra vantagem é a segurança de dados que o eNomos fornece. Com o software, você não corre riscos de perder documentos importantes, já que eles são armazenados na nuvem e podem ser acessados de qualquer lugar do mundo.
Confira os principais recursos do eNomos:
WhatsApp – Integração com WhatsApp. Troque mensagens com seus clientes por dentro do software e tenha todas as conversas registradas automaticamente e disponíveis para consulta.
Portal do Cliente – Página personalizada para disponibilizar informações e arquivos para clientes.
Financeiro – Controle financeiro com conciliação bancária e emissão de boletos.
Gestão de Documentos – Organização e Armazenamento de Documentos. Disponíveis e acessíveis de qualquer lugar.
Google Docs – Minutas, Contratos e outros com preenchimento automático direto nos documentos do Google Docs.
Central Telefônica – Integração com central telefônica digital. Registros abertos automaticamente no recebimento de ligações e gravação do áudio no registro vinculado sem necessidade de interação do usuário.
Agenda – Gestão de compromissos e programação de dias disponíveis.
E-mail – Abertura automática de registros no recebimento de e-mail. Troca de e-mails diretamente por dentro do sistema.
0 comentário